6 Herausforderungen des Digital Asset Management (DAM)

Wir leben in einer Zeit, in der Inhalte und Daten unser tägliches Leben bestimmen. Mehr denn je wenden sich Menschen digitalen Plattformen und Kanälen zu, um Inhalte zu konsumieren, sei es Videos auf YouTube, Fotos auf Instagram, Blogs auf verschiedenen Websites usw. Menschen nutzen Inhalte für verschiedene Zwecke, vom persönlichen Konsum bis hin zu beruflichen Prozessen.

Aber die größeren Fragen, die wir uns in dieser Zeit stellen sollten, in der Daten und Inhalte im Überfluss vorhanden sind, lauten: Wo werden all diese Assets gespeichert und wie können wir sie besser verwalten?

Diese Fragen werden für Unternehmen immer dringlicher, die Mühe haben, mit der Flut an Inhalten Schritt zu halten, die ihre Abläufe benötigen, um reibungslos weiterzulaufen. Hier kommt das Digital Asset Management ins Spiel.

Digital Asset Management ist der Prozess der Speicherung von Dateien, Bildern, Videos und anderen Inhalten, die für eine Organisation relevant sind. Zu diesen Inhalten können Werbematerialien, Videos, Logos, Jahresberichte und vieles mehr gehören.

Die Nachfrage nach Digital Asset Management Software wächst weiter, während die Welt sich zunehmend digitalisiert. Laut Verified Market Research wird der Markt für Digital Asset Management Systeme bis 2028 auf etwa 13,94 Milliarden Dollar anwachsen.

Dementsprechend suchen Menschen nach Content-Management-Software, um ihre Dateien und Dokumente zu speichern. Es gibt viele Beispiele für DAM-Software, aus denen Sie basierend auf Ihren Bedürfnissen und Anforderungen wählen können.

Hunderte von Diensten können Digital Asset Management durchführen, aber nicht alle lösen die Probleme eines Unternehmens. Der erste Schritt, den jedes Unternehmen unternehmen sollte, bevor es sich für eine Digital Asset Management Software entscheidet, ist, die zu lösenden Probleme zu identifizieren und die Lösung zu finden, die ihre Content-Management-Bedürfnisse am besten erfüllt.

Lassen Sie uns die häufigsten Herausforderungen des Digital Asset Managements betrachten, mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind, und wie ein DAM-System bei deren Lösung helfen kann.

Wie oft verlieren Unternehmen heutzutage Bilder, Videodateien und andere digitale Assets? Wenn das passiert, können Mitarbeiter mit einer ganzen Reihe von Problemen konfrontiert werden. Sie könnten Geschäfte, Kunden und Wachstumschancen verlieren. Die Sorge bei verlorenen Dokumenten liegt nicht so sehr im Dokument selbst, sondern im Inhalt dieses digitalen Assets.

Die Lösung besteht darin, ein DAM-System mit Zugriffsmanagement und Berechtigungen zu verwenden. Auf diese Weise kann das zugewiesene Personal auf Dateien zugreifen, sie ordnungsgemäß speichern und bei Bedarf vor Verlust oder Löschung schützen und sichern. Die Nutzung eines Digital Asset Management Systems zur besseren Speicherung von Dateien ist einer der vielen Gründe, warum die Digitalisierung Unternehmen effizienter macht.

Ein Unternehmen kann zu jedem Zeitpunkt mit Tausenden bis Hunderttausenden von Dateien zu tun haben. Hinzu kommt das Problem mehrerer Revisionen desselben Dokuments oder Assets. Bei all diesem Volumen ist es leicht, Zeit, Energie und Ressourcen zu verlieren, um das eine zu finden, das man am dringendsten benötigt.

Mit Digital Asset Management Lösungen können Menschen eine Single Source of Truth (SSOT) haben, um Konsistenz zu gewährleisten und Silos in einer Organisation zu eliminieren. Die beste Digital Asset Management Software zur Lösung dieses Problems ist eine, die verschiedene Versionen desselben Dokuments kennzeichnet oder kuratiert. Eine Suchfunktion in Ihrem System sollte ebenfalls notwendig sein, wenn Sie dieses Problem lösen möchten.

In einigen Fällen liegt das Problem beim Digital Asset Management nicht in den Dokumenten selbst oder im System, sondern in den Arbeitsabläufen des Unternehmens. Digitale Assets können sehr unübersichtlich werden, wenn es keine effiziente Möglichkeit gibt, Inhalte nach bestimmten Parametern zu speichern, zu verwalten und zu sortieren. Zusätzlich werden einige Inhalte am Ende nicht verwendet und nehmen nur Platz und Ressourcen ein, ohne einen echten Wert für die Organisation zu haben.

Bei der Verwaltung großer Mengen digitaler Assets können wir Digital Asset Management Lösungen nutzen, um Inhalte durch besseres Workflow-Management besser zu organisieren. Ein Teil dieses Prozesses fällt unter die Unternehmenspolitik. Auch Funktionen von Digital Asset Management Software wie Automatisierungen, Freigabe und Überarbeitung, Kommentare usw. können zu einem besseren Workflow-Management beitragen.

Das Hin und Her, das durch Missverständnisse verursacht wird, kann Teamabläufe verlangsamen. Projektmanager müssen zum Beispiel mit einer großen Menge an digitalen Assets umgehen, ohne jeglichen Kontext dazu. Der fehlende Kontext wird nur zu weiteren Missverständnissen in Projekten führen, was zu Problemen im Endprodukt führen könnte.

Mit Content-Management-Systemen haben jetzt alle gleichen Zugang zu Assets, was Missverständnisse beseitigt und vermeidet. Unternehmen und Teammitglieder können Digital Asset Management Systeme nutzen, um Dateien Kontext zu geben, indem sie Beschreibungen, Mitarbeiter oder Verbindungen zu bestimmten Projekten hinzufügen, sodass jeder versteht, welches Asset wohin gehört.

Es hilft auch, Ihre bestehenden Systeme mit der besten Kundenservice-Software zu integrieren, die am besten zu Ihren Prozessen passt. Ein Kundenservice-Tool hilft Ihnen, den Support zu verbessern und die Kundenloyalität und -bindung zu steigern.

Während die Welt auf virtuelle Abläufe umstellt, werden Cybersicherheitsrisiken zu einem drängenderen Problem. Unternehmen müssen Lecks digitaler Assets vermeiden, insbesondere bei Inhalten mit sensiblen Informationen wie Finanzen, Strategien, Kontaktdaten von Interessenten usw.

DAM-Lösungen können bei Sicherheitsproblemen und Bedrohungen helfen, indem sie gestaffelten Zugriff auf vertrauliche Dateien gewähren. Das Hinzufügen von Authentifizierungsmaßnahmen zu DAM-Systemen verhindert auch Einbrüche in Unternehmensdateien, Assets und andere Inhalte.

Dateien mögen an einem Ort landen, aber wie bringen wir sie zu den richtigen Personen? Ein cloudbasiertes Media Asset Management System sollte nicht nur eine Datenbank für alle digitalen Assets bereitstellen, sondern auch den Weg in die Hände der richtigen Abteilungen oder Personen finden.

Digital Asset Management Lösungen können bei der Verteilung von Inhalten an die richtige Person, das richtige Gerät oder den richtigen Kanal durch Besitzer-Tagging helfen. In einem Service mit dieser Funktion können Mitarbeiter Personen zu bestimmten Dateien taggen, die mit ihrer Arbeit zu tun haben, sodass es für sie leichter ist, diese zu finden.

Unternehmen haben nicht immer die gleichen Probleme und benötigen daher möglicherweise unterschiedliche Lösungen. Deshalb ist es gut, alle verfügbaren Lösungen zu kennen, die diese am besten lösen. Ermitteln Sie anhand der oben genannten Liste die Content-Management-Probleme, die Ihr Unternehmen haben könnte, und finden Sie die Software, die die beste Lösung bietet.

Wenn Sie nach einem Web CMS suchen, um Ihr digitales Erlebnis zu vereinheitlichen, schauen Sie sich Scrivito an. Es lässt sich einfach über API mit anderen Systemen integrieren und in Ihre Arbeitsabläufe implementieren.

Probieren und testen Sie einige Optionen, bevor Sie sich für die eine Lösung entscheiden, die die größten Probleme Ihres Digital Asset Managements löst. Sie werden das System finden, das Ihnen hilft, Zeit und Ressourcen zu sparen und gleichzeitig einen optimierten Weg zur Verwaltung der wichtigsten digitalen Inhalte Ihres Unternehmens beizubehalten.