Les documents doivent pouvoir être téléchargés, enregistrés localement et imprimés. Le PDF constitue de fait le format standard.
Plus de 4 000 entreprises nous font confiance, dont de nombreux industriels à travers l'Europe.
Être conforme, c’est bien. Le prouver, c’est essentiel.
Le règlement (UE) 2023/1230 remplace la directive Machines et s'appliquera à partir du 20 janvier 2027. La plupart de ses exigences en matière de documentation technique sont déjà connues. La principale évolution se trouve à l'article 10 (7).
10 ans
Durée minimale de disponibilité
La documentation doit rester accessible en ligne pendant toute la durée de vie prévue de la machine et, dans tous les cas, pendant au moins dix ans.
1 mois
Version papier sur demande
Une copie papier gratuite doit pouvoir être fournie dans un délai d’un mois à compter de la demande.
5
Exigences réglementaires
Des exigences qui concernent autant votre infrastructure que votre documentation.
La question n'est donc pas de savoir si votre entreprise doit mettre les informations de conformité à disposition de ses distributeurs et de ses clients. La vraie question est de savoir comment le faire à grande échelle, dans plusieurs langues, avec une traçabilité complète et sans augmenter vos ressources.
Source : règlement (UE) 2023/1230, article 10(7). À titre indicatif uniquement ; voir la note en bas de cette page.
Le numérique est autorisé, mais pas simplifié
L'article 10(7) autorise la mise à disposition des instructions sous forme numérique, mais en précise les conditions. Ces conditions sont plus exigeantes que celles imposées pour le format papier.
Disponibilité pendant dix ans
Tous les documents doivent rester accessible en ligne pendant toute la durée de vie prévue de la machine et au minimum dix ans après sa mise sur le marché. La version de référence est celle qui était en vigueur au moment de la livraison.
Point de vigilance : aucun plan opérationnel prévu pour la huitième ou la dixième année.
Identification unique
Une référence permettant un accès direct à la documentation de la machine doit figurer sur la machine elle-même, son emballage ou un document qui l’accompagne.
Point de vigilance : un QR code statique pointant vers un PDF. Il devient inutilisable lors de la prochaine migration du site web.
Format
Point de vigilance : un lecteur en ligne sans option de téléchargement.
Version papier sur demande
Une copie papier gratuite doit pouvoir être fournie dans un délai d’un mois suivant la demande.
Point de vigilance : aucun processus, responsable ou niveau d’effort n’a été défini pour respecter ce délai.
Archivage infalsifiable
Une version publiée ne doit pas pouvoir être modifiée, écrasée ou supprimée sans laisser de trace.
Point de vigilance : un système documentaire qui ne dispose ni d’un stockage non modifiable ni d’une piste d’audit complète.
Une indisponibilité du portail équivaut légalement à l'absence d'un manuel d'instructions. La haute disponibilité devient donc une exigence opérationnelle, et non un simple choix technique.
Mettre la documentation à disposition sous forme numérique signifie garantir pendant dix ans un accès stable, versionné et traçable avec la version en vigueur au moment de la livraison.
Pas « déposer le fichier une fois ». Pas « le mettre sur le site web ».
Pourquoi les approches habituelles ne suffisent pas
Trois approches reviennent dans presque tous les échanges avec les industriels. Aucune ne permet, à elle seule, de répondre durablement à l’ensemble des exigences.
Des PDF sur le site institutionnel
Les freins
La prochaine refonte du site peut rendre inutilisables les QR codes présents sur des machines déjà livrées.
Les sites institutionnels suivent le cycle de vie du marketing : refonte tous les trois ou quatre ans, nouvelles URL, changement de CMS... Ils ne sont généralement conçus ni pour le versioning documentaire, ni pour assurer une piste d’audit, ni pour garantir qu’un document restera disponible huit ou dix ans plus tard.
Le portail ERP seul
Les freins
Les revendeurs qui ne figurent pas dans votre ERP ne peuvent pas accéder aux informations.
La réglementation exige un accès pour chaque opérateur de la machine, pas seulement pour les contacts enregistrés dans l'ERP. Les portails ERP conservent rarement une piste d'audit au niveau de chaque document ou un routage des QR codes selon le numéro de série.
Développement sur mesure par l'IT interne
Les freins
L'authentification, la gestion multilingue et l'exploitation de la solution sur dix ans sont souvent sous-estimés lors du cadrage.
Le développement sur mesure démarre comme un projets puis devient un solution à maintenir dans la durée. Les erreurs de cadrage se traduisent alors par des dépassements budgétaires, et l'IT interne est rarement en mesure de garantir dix ans d'exploitation opérationnelle sans SLA.
Une source de référence unique, à deux niveaux
Un portail documentaire dédié aux machines remplace la chaîne d'e-mails par un point d'accès unique en libre-service, avec un cycle de vie indépendant de celui de votre site marketing. Un premier niveau répond à la réglementation. Le second permet de créer de la valeur.
E-mails et PDF
Envoyé, mais difficilement traçable
Pas de gestion centralisée des versions, pas de piste d'audit, pas de continuité garantie. Les anciennes versions PDF continuent de circuler après chaque modification.
Une source de référence unique
À jour et traçable
Les distributeurs accèdent eux-mêmes à la documentation, machine par machine, dans leur langue et toujours dans la bonne version. Chaque accès peut être tracé.
Niveau 1 : l'obligation légale
Un accès public, sans connexion ni barrière payante. Tout revendeur, utilisateur final ou organisme de contrôle peut accéder directement à la documentation requise.
Manuels d'instructions en PDF
Téléchargeables, stockables localement, imprimables et indépendants de la plateforme.
Déclaration UE de conformité
Versionnée, avec une date de publication et un système d’archivage garantissant son intégrité.
Routage QR code vers la page machine
Des URL dynamiques restant valides lors des migrations de serveur, avec les numéros de série associés à la documentation spécifique au type.
Recherche par numéro de série
Accès direct par numéro de série, et non via un moteur de recherche générique.
URL en clair en complément du QR code
Une adresse web courte affichée à côté du QR code, pour un accès même sans appareil photo.
Archivage sécurisé pendant dix ans
Une piste d'audit horodatée permettant de retracer création, la publication et l'accès.
Gestion des langues
Mise à disposition des contenus dans la langue officielle requise dans le pays de livraison.
Copie papier sur demande
La demande peut être déclenchée depuis le CRM ou l'ERP, imprimée à la demande et envoyée dans un délai d'un mois.
Niveau 2 : transformer la conformité en valeur
Un accès enregistré via double opt-in. Non imposé par le règlement. Permet le retour sur investissement de la mise en conformité.
Mises à jour firmware et logiciel
Les distributeurs sont automatiquement informés dès qu’une nouvelle version est disponible, sans diffusion manuelle.
Fichiers CAO, fichiers STEP et macros EPLAN
Les partenaires OEM et intégrateurs techniques disposent directement des fichiers dont ils ont besoin, réduisant ainsi les sollicitations adressées au support.
Certificats d'étalonnage individuels
Les certificats associés à un numéro de série peuvent être mis à disposition à la demande, ce qui réduit la charge du service client technique.
Schémas éclatés interactifs
Un accès direct à la boutique de pièces détachées depuis la documentation.
Tickets de service et historique de maintenance
Tickets créés dans le portail, avec l'historique visible par le distributeur et connecté au CRM.
Opérateurs identifiés
Qui opère sur quelle machine, et avec quel numéro de série.
Deux éléments restent indépendants de tout portail :
- La qualité des métadonnées : chaque document doit être associé aux références de pièces, aux années de production, aux types de machine et aux numéros de série.
- Les QR codes imprimés sur la plaque signalétique dans une qualité industrielle, capable de résister aux intempéries et à l'abrasion.
Aucun portail ne peut compenser un QR code illisible.
En partant de la date de mise en production
Une première phase dure environ 24 semaines de bout en bout. Les phases étant séquentielles, c’est surtout le délai global qui compte.
01
Décision et commande
Validation interne et sélection du prestataire.
02
Conception et cartographie des données
Types de machines, logique des numéros de série et versions linguistiques.
03
Mise en œuvre et intégration
Développement du portail, connexion au CRM et routage des QR codes.
04
Tests et recette
Tests des QR codes, validation de la piste d'audit et test du processus de fourniture de version papier.
05
Mise en production et formation
Le portail est mis en ligne et vos équipes sont formées.
T est le jour où le portail doit être en ligne. Pour la plupart des fabricants, c'est le jour où la première machine est expédiée avec un QR code sur sa plaque signalétique.
Commencez par un pilote. Un ou deux types de machines et un groupe de distributeurs suffisent pour commencer. En quelques semaines, vous disposez d’un premier dispositif fonctionnel que vous pouvez tester avec de vrais partenaires. Vous serez également en mesure de répondre concrètement à une question essentielle lors d’un contrôle : " montrez-moi que le QR code d'une machine livrée le mois dernier fonctionne toujours aujourd'hui. "
Ce que comprend l’accompagnement
Le périmètre est défini à partir de vos types de machines, de votre réseau de distribution et des systèmes déjà en place.
Pilote
Un ou deux types de machines et un groupe de distributeurs, opérationnel en quelques semaines. Niveau 1 en priorité, Niveau 2 en option.
Délai
Environ 24 semaines pour une première phase, en remontant à partir de la date de mise en production souhaitée.
Votre contribution
La logique des numéros de série et votre documentation actuelle. Rien d'autre n’est nécessaire pour le premier échange.
Systèmes
- Données clients et machines (CRM) : généralement déjà en place.
- Portail et plateforme web : généralement le seul nouveau composant.
- Marketing automation et web analytics : selon votre environnement existant.
Déploiement progressif
La conformité passe en premier. Viennent ensuite l'identification des opérateurs, la communication sur les mises à jour et les rappels, ainsi que la préparation des audits et l'analyse des usages, chacun déclenché par des événements réels.
Périmètre
La classification des machines, l'évaluation des risques et l'évaluation de la conformité CE restent du ressort de votre consultant CE ou de votre agence de documentation technique. Nous fournissons l'infrastructure du portail. Les deux périmètres sont complémentaires.
Conçu pour les fabricants gérant un réseau de distribution
Cette approche répond particulièrement à quatre situations.
Un réseau actif de revendeurs ou de distributeurs
Vous ne livrez pas uniquement en direct au client final. La documentation doit parvenir à des partenaires sur lesquels vous n’avez pas toujours un contrôle direct.
Plusieurs types de machines, marchés ou langues
Une modification de spécification ne se résume pas à l'envoi d'un e-mail. Elle implique de gérer les versions entre plusieurs modèles, marchés et langues.
La conformité qui incombe aussi au marketing
Les équipes d’ingénierie valident le contenu. Mais sa diffusion et sa mise à disposition doivent ensuite être gérées par d’autres équipes, sans nécessairement disposer de ressources ou de budgets supplémentaires.
Aucune infrastructure documentaire dédiée
Vous vous appuyez encore sur le site institutionnel, votre ERP ou envisagez un projet de développement interne.
Quelle partie reste encore à résoudre pour vous ?
Présentez-nous vos types de machines et votre environnement actuel. Nous définirons ensemble le périmètre pertinent.
Nous couvrons ce que les outils documentaires laissent souvent de côté
La plupart des systèmes vous aident à produire de la documentation. Nous vous aidons à la diffuser, la versionner et en assurer la traçabilité.
Plus de 30 ans d'expérience
Digitalisation des relations clients pour les ETI et les grandes entreprises.
Plus de 4 000 entreprises nous font confiance
Des industriels internationaux, marques de luxe et acteurs publics utilisent les solutions JustRelate.
Une plateforme unique, intégrée à votre écosystème
E-mail, web, CRM, marketing automation, CPQ, portails et analytics dans un seul système. Il se connecte à votre stack existante sans vous imposer de tout remplacer.
Une conception européenne
Solutions développées, hébergées et accompagnées en Europe, avec des équipes en France, en Allemagne et en Pologne.
Questions sur le règlement européen sur les machines
Des réponses claires aux principales questions que se posent les industriels avant de se lancer.
Il permet aux fabricants de fournir les instructions sous forme numérique et en définit les conditions. Cinq exigences principales s'appliquent :
- disponibilité pendant la durée de vie prévue de la machine et au minimum dix ans ;
- une référence d'accès unique sur la machine ;
- un format téléchargeable et imprimable ;
- une copie papier gratuite dans un délai d'un mois à compter de la demande ;
- un archivage garantissant l’intégrité des versions publiées.
Il permet aux fabricants de fournir les instructions sous forme numérique et en définit les conditions. Cinq exigences principales s'appliquent :
- disponibilité pendant la durée de vie prévue de la machine et au minimum dix ans ;
- une référence d'accès unique sur la machine ;
- un format téléchargeable et imprimable ;
- une copie papier gratuite dans un délai d'un mois à compter de la demande ;
- un archivage garantissant l’intégrité des versions publiées.
Le règlement (UE) 2023/1230 s'appliquera à partir du 20 janvier 2027 à tout fabricant mettant des machines sur le marché de l'Union Européenne, sans seuil de taille. Il remplace la directive Machines 2006/42/CE. En tant que règlement, il s’applique directement dans l’ensemble des États membres, sans transposition nationale.
Le règlement (UE) 2023/1230 s'appliquera à partir du 20 janvier 2027 à tout fabricant mettant des machines sur le marché de l'Union Européenne, sans seuil de taille. Il remplace la directive Machines 2006/42/CE. En tant que règlement, il s’applique directement dans l’ensemble des États membres, sans transposition nationale.
Aucune de ces deux options ne permet, à elle seule, de répondre de manière fiable à la réglementation. Les refontes de sites et les nouvelles structures d'URL peuvent rendent inutilisables les QR codes des machines déjà livrées. Les portails ERP peuvent exclure les revendeurs et les utilisateurs finaux qui n'y sont pas référencés, et conservent rarement une piste d'audit au niveau documentaire.
Aucune de ces deux options ne permet, à elle seule, de répondre de manière fiable à la réglementation. Les refontes de sites et les nouvelles structures d'URL peuvent rendent inutilisables les QR codes des machines déjà livrées. Les portails ERP peuvent exclure les revendeurs et les utilisateurs finaux qui n'y sont pas référencés, et conservent rarement une piste d'audit au niveau documentaire.
Une première phase dure environ 24 semaines de bout en bout, en remontant à partir de la date de mise en production. Avec JustRelate, la conception et la cartographie des données prennent 3 à 4 semaines, la mise en œuvre 4 à 6 semaines, les tests 2 à 3 semaines et le déploiement une semaine. Un pilote avec un ou deux types de machines et un groupe de revendeurs peut être opérationnel en quelques semaines.
Une première phase dure environ 24 semaines de bout en bout, en remontant à partir de la date de mise en production. Avec JustRelate, la conception et la cartographie des données prennent 3 à 4 semaines, la mise en œuvre 4 à 6 semaines, les tests 2 à 3 semaines et le déploiement une semaine. Un pilote avec un ou deux types de machines et un groupe de revendeurs peut être opérationnel en quelques semaines.
En général, non. Le portail combine quatre briques : données clients et machines, une plateforme portail, le marketing automation et le web analytics. La plupart des fabricants disposent déjà de trois des ces briques, si bien que la plateforme portail est généralement le seul nouveau composant.
En général, non. Le portail combine quatre briques : données clients et machines, une plateforme portail, le marketing automation et le web analytics. La plupart des fabricants disposent déjà de trois des ces briques, si bien que la plateforme portail est généralement le seul nouveau composant.
Non. La classification des machines, l'évaluation des risques et l'évaluation de la conformité CE restent du ressort de votre consultant CE ou de votre prestataire de documentation technique. JustRelate fournit l'infrastructure du portail. Les deux approches sont complémentaires.
Non. La classification des machines, l'évaluation des risques et l'évaluation de la conformité CE restent du ressort de votre consultant CE ou de votre prestataire de documentation technique. JustRelate fournit l'infrastructure du portail. Les deux approches sont complémentaires.
Non. Le niveau 1, public et sans connexion, répond aux exigences réglementaires. Le niveau 2, avec inscription et double opt-in, est optionnel. Il permet de transformer des téléchargements anonymes en relations identifiées avec les opérateurs, ce qui permet alors d'envoyer des notifications firmware ciblées, des avis de sécurité, des propositions de pièces détachées et des actions de service.
Non. Le niveau 1, public et sans connexion, répond aux exigences réglementaires. Le niveau 2, avec inscription et double opt-in, est optionnel. Il permet de transformer des téléchargements anonymes en relations identifiées avec les opérateurs, ce qui permet alors d'envoyer des notifications firmware ciblées, des avis de sécurité, des propositions de pièces détachées et des actions de service.
Commencez par un échange de 30 minutes avec un expert
Nous faisons intervenir un expert technique qui analyse votre stack existant. Pas de présentation générique : nous travaillons directement sur votre cas.
Présentez-nous votre situation et nous définirons ensemble le périmètre. Rien à préparer : ni documentation technique, ni cahier des charges.
0–5 min
Démonstration en direct
Découvrez un portail fonctionnel conçu pour un fabricant de machines comparable à votre organisation. Vous voyez le QR code sur la plaque signalétique, la page vers laquelle il renvoie, la piste d'audit et la fiche d'un opérateur de niveau 2 dans le CRM.
5–15 min
Cadrage du périmètre
Vos types de machines, la taille de votre réseau de revendeurs, la fréquence des changements de spécifications et les langues dont votre réseau a besoin. Des questions concrètes, sans travail préparatoire pour vous.
15–25 min
Architecture de la solution
Nous identifions les différentes briques nécessaires, ce que vous configurez et maintenez, et ce que nous mettons en place au démarrage.
25–30 min
Définition du pilote
Un premier périmètre défini ensemble, typiquement un ou deux types de machines et un groupe de revendeurs, et ce qu'il faut pour une première version fonctionnelle.