Ihr Schlüssel zum Messe-Erfolg: Leadmanagement beginnt auf dem Messestand

Stellen Sie sich vor, in einem Monat startet Ihre Leitmesse. Die Geschäftsführung erwartet von Ihnen eine beispielhafte Organisation. Sie sprechen täglich mit dem Messebauer, haben den Kopf voll mit Fragen der Logistik und möchten natürlich auch ein unvergessliches Abend-Event auf die Beine stellen. Warum der ganze Aufwand? Natürlich: Ihr Unternehmen möchte sich und neueste Produkte optimal präsentieren. Wenn Ihre Kunden vorbeischauen und sich darin bestätigt fühlen, dass Sie der richtige Lieferant sind: Wunderbar! Als Marketingverantwortliche aus echtem Schrot und Korn möchten Sie aber vor allem eins: Möglichst viele interessante Leads mit nach Hause bringen.

Es ist so weit. Der Messestand ist aufgebaut, die Technik läuft. Die Internetanbindung ist wieder schlecht. Aber gut: So ist das auf Messen ja fast immer. Sie können kurz verschnaufen. Nun öffnen sich die Messehallen. Der Besucherstrom fängt langsam an zu fließen. Der erste Interessent ist auf dem Messestand, ein Gespräch wird geführt und Visitenkarten ausgetauscht. Ganz lässig scannt Ihr Kollege aus dem Vertrieb die Visitenkarte ein. Zack – die Kontaktdaten sind umgehend in einer CRM-App auf seinem Tablet abgespeichert. Im direkten Dialog mit seinem Gesprächspartner erfasst er den aktuellen Bedarf, spricht über Budgets und Zeitpläne und notiert diese Informationen in einem digitalen Messebericht. Auch diese Informationen werden – sobald Netz verfügbar ist – im zentralen CRM-System abgespeichert und mit dem Messetermin, den Ansprechpartnern und der Messe verknüpft. Warum das alles so schnell und unkompliziert geht? Weil Sie eine Messe-App Ihres CRM-Anbieters nutzen, die vollständig in das CRM-System integriert ist. Lehnen Sie sich entspannt zurück. Sie haben einen Großteil Ihrer Arbeit schon getan. Ein Traum? Keineswegs.

Wussten Sie schon?

Der Begriff „Lead“ stammt aus dem Englischen und beschreibt einen qualifizierten Kontakt, dem man ein mögliches Geschäftspotenzial zuordnet. Im konkreten Fall handelt es sich um einen Interessenten, der der Erfassung seiner Kontaktinformationen zum Zwecke der Geschäftsanbahnung zugestimmt hat. Der Erstkontakt bzw. Austausch von Kontaktdaten erfolgt häufig online, zum Beispiel mit der klassischen Anmeldung zu einem Newsletter oder über ein Kontaktformular. Selbstverständlich lassen sich neue Leads auch durch das persönliche Gespräch generieren. Oft sind Messeauftritte der ideale Begegnungsort für die erfolgreiche Kommunikation zwischen Anbieter und Interessent.


Wie Sie Ihr Leadmanagement mithilfe einer Messe-App koordinieren

Das A und O auf einer Messe und doch so schwer umzusetzen: Keine Information soll verloren gehen. Jeder Kontakt muss dokumentiert werden und die Nachbearbeitung der Messe soll in wenigen Tagen abgeschlossen sein. Wenn Sie eine Messe-App Ihrer CRM-Software nutzen: Bestens! Dann können Sie dieser Herausforderung beruhigt entgegensehen.

Das Auslesen der Kontaktdaten wie Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse erfolgt per Foto über eine OCR-Texterkennung oder QR-Code. Im nächsten Schritt wird über frei konfigurierbare Fragebögen schnell und unkompliziert der Gesprächsinhalt dokumentiert und bei Bedarf durch Fotos oder eine erste Zeichnung ergänzt. Check-Boxen und Drop-Down-Menüs helfen bei der bequemen Eingabe. Ist der Besuchsbericht abgeschlossen, können vollautomatisch Folgeprozesse angestoßen werden. Wünscht sich der Gesprächspartner beispielsweise ein Angebot, so kann von der Software im Hintergrund aus dem Fragebogen eine entsprechende Aufgabe für den Vertriebsinnendienst erzeugt werden.

Wichtig 

Beim Neu-Erfassen von Personen müssen Sie die DSGVO und den Datenschutz beachten! Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre Messe-App die Möglichkeit bietet, die Einwilligung möglichst einfach, z.B. per Finger-Unterschrift, für ausgewählte Verwendungszwecke zu erteilen.


Eine wirkungsvolle Leaderfassung für einen erfolgreichen Messeauftritt

Im Geschäftsleben ist eine zuverlässige Kommunikation erfolgsentscheidend: Verlassen Sie sich auf eine Messe-App, die Sie intuitiv verwenden können, während Sie mit dem Kunden sprechen. Der Umgang mit potenziellen Kunden erfordert Feingefühl: Dank der multimedialen Unterstützung wecken Sie spielend Interesse und schaffen Vertrauen. Ihr potenzieller Kunde investiert viel Zeit in ein Gespräch mit Ihnen und sollte auf keinen Fall enttäuscht werden. Eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem Innendienst, der sich auf Wunsch umgehend mit Ihrem Interessenten in Verbindung setzt, ist hierfür ausschlaggebend.
Die neuesten Technologien helfen Ihnen, sich voll auf Ihren Interessenten zu konzentrieren. Sie zeigen durch die Anwendung von High-End-Technik, dass Ihr Unternehmen in jeder Beziehung auf der Höhe der Zeit ist. Das Risiko verlorenen gegangener Messebögen und der Ärger Ihres Innendienstes über unlesbare Lead-Erfassungsbögen gehören für Sie der Vergangenheit an.

Ein weiterer Pluspunkt: Nutzen Sie bei der Kontaktaufnahme das Wissen aus dem Besuchsbericht für eine persönliche und zielgerichtete Ansprache. Ihr Interessent wird beeindruckt sein, dass Sie sich so gut an das Gespräch erinnern können!

Das richtige Timing und die maßgeschneiderte Ausstattung zum Handeln

Eine moderne CRM-Software bietet Ihnen die passenden Tools für einen nahtlosen Nachbereitungsprozess und das erfolgreiche abteilungsübergreifende Leadmanagement. Mit den zahlreichen Funktionen einer Messe-App und einem erprobten Leadmanagement haben Sie die richtigen Lösungen parat, um das Eisen zu schmieden, solange es heiß ist. Das heißt: Neu entstandene Leads anlegen und mit Ihren Interessenten zügig Kontakt aufnehmen. Alle Gespräche auf Ihrem Messestand lassen sich mit Unterstützung innovativer Highlights unkompliziert abbilden.

Welche Funktionen die Messe-App bieten sollte:

  • Automatische Erfassung aller Kontakte durch Auslesen der Visitenkarten
  • Frei konfigurierbare Fragebögen
  • Mediathek aus z.B. Dokumenten, Spezifikationen, Bildern, Videos etc. am Fragebogen
  • Fotos, Skizzen und Dokumente dem Fragebogen hinzufügen
  • Assistent für die Terminanlage, Erfassung aller Teilnehmer und Zuordnung zu Vorgängen
  • Folgeprozesse vollautomatisch angestoßen
  • Kommunikation aller internen Beteiligten über eine Kollaborationsplattform
  • Mit einer Speech-to-Text-Funktion Anmerkungen einfach per Spracheingabe diktieren und als Text im Messebericht erfassen
  • DSGVO-konformes Erfassen der Kontaktdaten

Ihr Mehrwert:

  • Noch während der Veranstaltung übermitteln Sie wichtige Daten und Kundenwünsche an Ihr Backoffice. So erhalten Ihre potenziellen Kunden noch schneller Ihre Rückmeldung und schätzen Ihre Professionalität.
  • Wie Sie Ihren Leadmanagement-Prozess optimal koordinieren?
  • Neben der Erleichterung der Datenerfassung werden Fehler mit Unterstützung von frei konfigurierbaren Fragebögen in der App auf ein absolutes Minimum reduziert. Die wichtigen Informationen werden anschließend von Ihren Kollegen im Innendienst mit einem einheitlichen Werkzeug weiterverarbeitet.


Die Analyse als Finale einer gelungenen Messe

Nach der Messe ist vor der Messe. Sie kennen bestimmt das berühmte Zitat, das wir hier etwas abgewandelt haben. Sie möchten im Anschluss an die Messe selbstverständlich das Ergebnis bewerten. Wurde das Ziel erreicht? Wie viele neue Leads konnten generiert werden und welches Potenzial verbirgt sich dahinter? Keine Angst. Auch diese letzte Aufgabe erledigen Sie ohne großen Aufwand.

Die erfassten Daten lassen sich in Ihrem CRM leicht analysieren und auswerten. Nachdem die Kontaktdaten der Besucher sowie die Besuchsberichte via CRM-App übertragen wurden, liegen Ihnen die dafür benötigten Informationen im CRM-Enterprise-System vor. Alle geplanten und ungeplanten Besucher sind mit dem Teilnehmerstatus hinterlegt. Jetzt können Sie zum Beispiel nach der Kontaktgruppe wie Kunde, Lead und auch Lieferant oder nach der Sparte sortieren. Alle Anfragen sind im Leadmanagement-Portal übersichtlich aufbereitet und die weitere Bearbeitung mit wenigen Klicks in die Wege geleitet.


Haben sich aus der Messe neue Geschäftschance ergeben oder wurden sogar Angebote unterbreitet? Alle diese Vorgänge führen zu Ihrer Leitmesse als Vorgangsquelle. Die Verfolgung der Customer Journey ist also kein Problem.

Fazit

Welche positiven Effekte Sie erwarten können? Neben einer schnellen Erfassung Ihrer Besucher und der Messeberichte werden die Daten umgehend in Ihre CRM-Datenbank übertragen. Mithilfe eines Software-Assistenten werden das Anlegen des Ter¬mins, die Zuordnung von Kontakten und Terminen zur Veranstaltung sowie die Pflege des Teilnehmerstatus an der Veranstaltung und am Termin aufgenommen und gesichert. Das ist wichtig für die Verfolgung des Messebesuchs durch Vertrieb und Marketing.

Der Innendienst kann so ohne Zeitverlust mit der Nachbereitung beginnen. Die Anzahl und Qualität der von Ihnen generierten Leads können überprüft und quantifiziert werden. Die erfassten Daten lassen sich in Ihrem CRM leicht analysieren und auswerten. So können Sie Ihren Erfolg bewerten und herausfinden, welche Messen gelungen und bzw. auch für die Zukunft vielversprechend sind.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihre nächste Messe!