Digital Asset Management: Digitale Inhalte zentral und übersichtlich verwalten

Laut Forbes werden jeden Tag 2,5 Trillionen Bytes an Daten erzeugt. Etwa 60 % davon werden von Menschen ins Internet hochgeladen, was 1,5 Billionen Bytes pro Tag entspricht. Dieser Trend wird sich zukünftig noch deutlich beschleunigen. 

Für Unternehmen wird die wachsende Menge an Content zu einer immer größeren Herausforderung: Sobald Inhalte erstellt werden, müssen diese auch gespeichert, aktuell gehalten und auch zur richtigen Zeit an die richtige Zielgruppe verteilt werden. 

Eine besondere Art von Content sind Inhalte, die nicht für die Öffentlichkeit, sondern nur für die Mitarbeiter eines Unternehmens und andere spezielle Zielgruppen bestimmt sind. Beispiele hierfür sind Logos des Unternehmens, Bilder des Managements oder HR-Videos über die Abteilungen. Diese Art von Inhalten wird naturgemäß nicht von Endkunden verwendet. Die Zielgruppen sind vielmehr Mitarbeiter des Unternehmens, Agenturen, Partner u. a. In großen Unternehmen kann die Anzahl dieser Assets leicht eine sechsstellige Zahl erreichen.

Aber wie kann man die wachsende Zahl von Inhalten verwalten, ohne den Überblick zu verlieren?

Wenn Sie schon einmal Assets auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk oder bei einem Cloudspeicherdienst gespeichert haben, kennen Sie wahrscheinlich die Nachteile, die sich bei einer wachsenden Menge von Daten ergeben:

• Inhalte gehen in einem Dschungel aus Ordnern, Dateien und Archiven leicht verloren.
• Es lässt sich nicht einfach nachvollziehen, welche Inhalte bereits abgestimmt und welche aktuell sind.
• Es lassen sich keine Zugriffsrechte verwalten.
• Es ist nicht möglich, Workflows für die Abstimmung von Inhalten einzurichten.
• Assets werden jedes Mal dupliziert, wenn sie auf einem neuen Kanal veröffentlicht werden (z. B. auf einer Website).

Die Verwaltung und Pflege der digitalen Inhalte sind für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einem hohen Aufwand verbunden. Es kann schnell passieren, dass die Menge der Inhalte zu groß wird und Sie die Übersicht verlieren.

Ein Intranet ist für diesen Zweck etwas besser geeignet. Damit haben Sie mehr Kontrolle darüber, wer auf Dateien zugreifen kann, können Workflows für die Abstimmung von Inhalten einrichten und diese unternehmensintern verteilen. Gleichzeitig bieten die meisten Intranet-Lösungen jedoch kein dediziertes Digital Asset Management. Welche weiteren Nachteile gibt es?

• Intranets sind in der Regel darauf ausgerichtet, dass Mitarbeiter zusammen an Dokumenten arbeiten können. 
  Die gemeinsame Nutzung von Mediendateien wie Videos, Bildern, Audiodateien usw. ist insbesondere bei großen Mengen und Dateigrößen wenig effektiv. Die Zusammenarbeit basiert häufig ohnehin auf verknüpften gemeinsamen Laufwerken.
• Intranets haben oft nur sehr begrenzte Integrationsmöglichkeiten und sind nicht mit dem öffentlich zugänglichen Teil des Internets gekoppelt. 
  Hierdurch ist es in der Regel unmöglich, digitale Inhalte zu externen Systemen zu übertragen, wie zum Beispiel zu einer Unternehmenswebsite.
• Intranets sind nicht für die Verwaltung digitaler Inhalte gedacht. 
  Deshalb verfügen sie über keine speziellen Funktionen, um große Content-Mengen zu bewältigen. In manchen Fällen kann eine Intranetlösung ausreichend sein: Zum Beispiel, wenn Sie wenige Dateien verwalten müssen, die sich nicht mehr ändern. Sobald die Zahl Ihres Contents jedoch steigt oder verschiedene Versionen von Dateien ins Spiel kommen, stößt Ihre Intranetlösung schnell an ihre Grenzen.
• In der Regel sind Intranets darauf ausgelegt, mit einer begrenzten Anzahl von Nutzern an einer bestimmten Anzahl von Standorten zu arbeiten.
  Das bedeutet, dass solche Systeme in der Regel nicht hoch skalierbar sind und auch andere Vorteile von Cloud-Lösungen wie ständige Verfügbarkeit und höchste Sicherheitsstandards fehlen.

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass Intranets ein gutes Instrument für die interne Verwaltung von Inhalten sind. Um Dateien effizient zu verwalten, sollte Ihr System aber auch in der Lage sein, einfach Inhalte an andere bzw. externe Systeme zu übertragen. Im nächsten Kapitel stellen wir Ihnen leistungsstarke Lösungen vor, die sich insbesondere für die Verwaltung von werthaltigen Dateien eignen und Ihren Kunden ein umfassendes Omnichannel-Erlebnis bieten. 

Wenn Sie ein System für Digital Asset Management (DAM) nutzen, gibt es die oben genannten Nachteile nicht. Ein DAM-System eignet sich hervorragend, um digitale Inhalte weltweit und mit hoher Geschwindigkeit auch über APIs zu verteilen. Dadurch ist eine abteilungsübergreifende Kollaboration mit sämtlichen Content-Arten wie zum Beispiel Fotos, Videos, Audiodateien, Textdokumenten, Tabellenkalkulationen und Slide Decks gewährleistet. Das System ermöglicht den Nutzern einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle aktuellen und freigegebenen Inhalte.

Zusätzlich können Sie mit einem eigenen Markenportal Ihren Besuchern detaillierte Informationen über Ihre Marke anbieten. Damit lassen sich sämtliche Prozesse rund um Ihre Marke noch effektiver, schneller und kosteneffizienter gestalten. Auch Ihre Markenkonsistenz wird dadurch sichergestellt und Ihre Corporate Identity gewährleistet. Ihr DAM-System kann problemlos in das Markenportal integriert werden, damit Ihre Nutzer alles gebündelt an einem Ort finden können.

• Ein konsistenter Markenauftritt steigert den Wiedererkennungswert Ihres Unternehmens.
• Besucher des Markenportals profitieren von einem personalisierten, optimalen Nutzererlebnis.
• Sie sparen wichtige Zeit bei der Markteinführung von neuen Projekten und Kampagnen.
• Digitale Assets können leichter wiederverwendet werden.

• Die Produktivität Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird durch die schnelle Dateisuche und die einfache Zusammenarbeit erhöht.
• Besucher des Portals können die benötigten Informationen und Dateien selbstständig finden.
• Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie Agenturen wird effizienter und einfacher.
• Sie profitieren von einer zentralen Verwaltung Ihrer Informationen und Assets. Dadurch müssen Sie nicht mehr verschiedene Quellen aktuell halten.

• Sie vermeiden, dass veraltete Informationen oder Dateien verwendet werden, die Ihrer Markenpräsenz schaden können.
• Ihr DAM-System verhindert Lizenzierungsprobleme, z. B. wenn Fotos nur für einen bestimmten Zeitraum lizenziert wurden.
• Sie können rechtliche Schwierigkeiten vermeiden, indem Benutzer die Nutzungsbedingungen einer Datei akzeptieren müssen, bevor sie diese herunterladen.

JustRelate entwickelt für Ihr Unternehmen ein maßgeschneidertes Markenportal und DAM-System auf Basis des zukunftssicheren Content-Management-Systems Scrivito CMS. Unsere Lösungen sind auf Ihre Anforderungen zugeschnitten und vollständig anpassbar sowie tief in Ihre bestehende IT- und Softwarelandschaft integrierbar.

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