Lieblings-Tool Calendly

Calendly hilft bei der Terminplanung

Jeder kennt das – mehrere Parteien versuchen einen Termin für ein wichtiges Meeting zu finden, aber übervolle Kalender erschweren die Suche nach einem Zeitfenster, das allen passt. Dutzende Emails werden ausgetauscht, Outlook-Einträge verschoben und dann wieder verschoben – ein nerven- und zeitraubender Prozess.

Abhilfe bietet der Online-Kalender von Calendly (www.calendly.com). Mit einer einfach zu bedienenden Oberfläche hilft er, freie Termine übersichtlich darzustellen. So lassen sich schnell und einfach gemeinsame Freiräume im Kalender finden und das beste Datum und die beste Uhrzeit für ein Meeting festlegen, an dem alle teilnehmen können.

Nutzer tragen ihre freien Zeiten und Präferenzen – wie zum Beispiel Pausen zwischen zwei aufeinanderfolgenden Meetings – ein und können andere Teilnehmer per Link einladen, das Tool einzusehen und freie Zeitfenster zu buchen. Jeder User bekommt die Termine dabei jeweils in seiner eigenen Zeitzone angezeigt. Dank einer Integration mit Kalendern wie Google Calendar, Outlook und iCloud werden die gebuchten Termine automatisch im Kalender des Nutzers eingetragen und Bestätigungen per Email verschickt.

Calendly lässt sich aber nicht nur per Email teilen, sondern auch einfach in Webseiten einbetten, um etwa Kunden die Möglichkeit einer Self-Service-Terminbuchung zu geben.

Das Basistool ist kostenfrei auf Computern, Tablets und Smartphones nutzbar. Gegen eine geringe monatliche Gebühr erhalten Anwender Zugang zu einer erweiterten Version, die zusätzlich automatisierte Schnittstellen zu GoToMeeting, Slack und anderen gängigen Tools sowie weitere nützliche Features bietet.