Eine neue technische Plattform bei Francotyp-Postalia automatisiert die Workflows

Die Francotyp-Postalia-Gruppe (FP) suchte im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie nach einer neuen technischen Plattform für ihre Länder-Webseiten und Landingpages. Die Performance sollte verbessert, die Seiten suchmaschinenoptimiert und ein einheitliches Brandmanagement mit modernem Design umgesetzt werden. Zusätzlich sollte ein zentrales Digital Asset Management System für Vertrieb und Marketing den weltweiten Zugriff auf das Marketingmaterial vereinfachen.

Nachdem wir FP bereits bei der Entwicklung der Digitalisierungsstrategie unterstützt hatten, wurden wir im nächsten Schritt mit dem Aufbau der neuen Plattform betraut. Die Performance der alten Webseiten war nicht mehr zufriedenstellend, die Sichtbarkeit in Suchmaschinen nicht ausreichend, die Zahl der Besucher zu gering und das Erscheinungsbild der einzelnen Länderseiten zu unterschiedlich. 

Die Lösungen von FP für die digitale Briefkommunikation sollten weltweit über die neue Plattform mit einem einheitlichen Brandmanagement vermarktet werden. Auf dieser Basis sollten länderspezifische Inhalte und Landingpages flexibel umsetzbar sein. In der Digitalisierungsstrategie war festgelegt worden, dafür Best-Practice-Lösungen zu nutzen. Deshalb war die Plattform als zentralisiertes System in der Cloud konzipiert. Durch den Verzicht auf eigene Server sollten die Performance verbessert und die Betriebskosten gesenkt werden. 

Nach diesen Vorgaben haben wir die neue Plattform als Cloudlösung mit Amazon Web Services (AWS) umgesetzt. Mit diesem Service verkürzen sich die Übertragungswege zu den Endnutzern und Webseiten. Videos oder Downloads werden deutlich schneller ausgeliefert.

Auf diese Cloud-Infrastruktur haben wir die Dienste für die Bereitstellung der Webseiten aufgesetzt. Kernelement ist unser Content-Management-System Scrivito. Das CMS ist zu 100% cloud-basiert. Für Scrivito haben wir kleine, wiederverwendbare Programmelemente (Widgets) entwickelt. Dadurch können Redakteure Inhaltselemente und Funktionen sehr einfach in die Webseiten einfügen, neue Webseiten schneller erstellen und vorhandene Seiten einfacher pflegen. Ein Redakteur nutzt ein Widget beispielsweise für die Anzeige einer Karte mit Google Maps. Er platziert es durch Drag and Drop auf der Seite und schiebt es dann in die gewünschte Position.

In einem Workshop haben wir gemeinsam mit FP erarbeitet, welche Funktionen und Inhaltselemente durch vorhandene Widgets abgedeckt werden und welche neu umgesetzt werden sollen. Die erstellten Funktionselemente stehen dann allen Ländergesellschaften zur Verfügung und können ohne weiteren Programmieraufwand eingesetzt werden. Zu den von uns genutzten Best Practices zählen auch die Vorlagen für das Design der FP-Webseiten, wie das Bootstrap-Theme. Wir haben außerdem fertige Bilderwelten verwendet, die das initiale Design vereinfachen und uns helfen, etwa 50 Prozent des Aufwands einzusparen.

Zu der Dienste-Ebene haben wir auch auch Monitoring-Funktionen hinzugefügt. Sie übermitteln uns als Dienstleister und den Mitarbeitern bei FP permanent den Status zur Performance der Webseiten oder zu auftretenden Fehlern.

Im Shop von FP können Kunden Zubehör und Verbrauchsmaterialien für FP-Maschinen bestellen, beispielsweise zum Austausch von Tonern. Dafür wählt der Kunde auf der Serviceseite die Frankiermaschine und den Toner aus. Unser Auftrag war es, den Workflow für diesen Service zu automatisieren. Hat der Kunde den Auftrag im Shop online erteilt, liefert der Transportdienstleister UPS die passenden Kartuschen, nimmt die alten Behälter wieder mit und bringt diese in ein Aufbereitungscenter von FP.

Für die Abwicklung dieses Services haben wir zunächst ein Formular-Widget für die Produktdaten angepasst. Klickt der Kunde auf „Toner austauschen“, werden die Daten aus dem Formular an das SAP-ERP-System von FP und an UPS übertragen. Dabei erhält UPS neben der Zustelladresse auch Informationen über die Menge und das Gewicht der Toner-Kartuschen. Die Daten zur Kartusche werden aus hinterlegten Produktdaten automatisch eingefügt. Alle Bestelldaten und Prozessinformationen werden parallel im ERP-System gespeichert. Durch die Automatisierung des Workflows reduziert sich der Bearbeitungsaufwand der Bestellung bei FP auf ein Minimum.

Eine weitere Anforderung von FP war die bessere Suchmaschinenoptimierung der Webseiten. Dazu gehört die Auszeichnung von sogenannten „strukturierten Daten“. Das sind z.B. Angaben über Events, Uhrzeiten, Ortsdaten oder Preisen. Die Auszeichnung dieser Daten hilft den Suchmaschinen bei der Interpretation der Angaben und verbessert das Ranking. Für FP haben wir die Auszeichnungsvorgaben der Suchmaschinen Google, Bing, Yahoo und Yandex (Russland) in schema.org ebenfalls durch Widgets umgesetzt. Eine weitere SEO-Unterstützung durch das CMS erhält der Redakteur bei den Einstellungen der Meta Tags wie Title, Meta-Description, Markups oder Social Media Tags.

FP verfügt über umfangreiches Marketing-Material, vom Kugelschreiber für Messen über Bildmaterial von Produkten bis zu Anzeigenvorlagen. Das Material wird von den Ländergesellschaften weltweit genutzt und musste bisher manuell in der Zentrale bestellt werden. Unser Auftrag war es, dafür eine Onlinelösung als digitales Asset-Management zu erstellen.

Diese Online-Lösung haben wir neu entwickelt. Das Ziel war eine möglichst einfache Bedienung, auch ohne Kenntnisse über Scrivito. Wir haben das Asset-Management so entwickelt, dass es dafür ebenfalls den Cloud-Speicher von Scrivito nutzt und sich damit auch für sehr große Dateien eignet. Jetzt sind alle Marketingmaterialien online sichtbar, lassen sich direkt herunterladen oder können, wie bei physischen Materialien, direkt online bestellt werden. Die Ländergesellschaften können eine eigene Auswahl an Bildern als Kollektion zusammenstellen oder eigenes Material zu den Assets hinzufügen. Um die Corporate-Vorgaben zum Brandmanagement einzuhalten, wird das Hochladen von Material zunächst durch einen Verantwortlichen in der Holding geprüft und freigegeben.

Das neue digitale Asset-Management hat die Verwaltung und Aktualisierung des Marketingmaterials deutlich vereinfacht. Es ist sofort transparent, welche Unterlagen noch aktuell und verfügbar sind. Außerdem können die Ländergesellschaften das Material jetzt einfacher und schneller beschaffen. 

Durch den Einsatz von standardisierten Layouts ist Redakteuren möglich neue Seiten, als auch neue Website zu erstellen.

https://fp-francotyp.fr/

Die neue technische Plattform für den Webauftritt von FP hat schnell Wirkung erzielt. Die Redakteure können den Content oder neue Landingpages wesentlich schneller erstellen. Alle Aufgaben werden direkt im Browser bearbeitet und durch die vorgefertigten Widgets lassen sich neue Funktionen einfacher einfügen.

Durch den Relaunch hat sich die technische Performance des Webauftritts verbessert und die Seiten laden schneller. Dadurch hat sich die Sichtbarkeit für Kunden und Interessenten verbessert und in der Folge haben sich die Seitenzugriffe und die Zahl der Leads erhöht. Mit dem CRM-Tool hat FP das E-Mail-Marketing verstärkt. Newsletter und Event-Einladungen lassen sich leichter erstellen und versenden. Zudem wurde auch der internationale Auftritt vereinheitlicht und so das Brandmanagement gestärkt. Schließlich hat die neue technische Plattform den Bearbeitungsaufwand verringert und die Betriebskosten gesenkt.

Francotyp-Postalia kennt durch seine 90-jährige Erfahrung die Bedürfnisse kleiner, mittelständischer und großer Unternehmen und bietet maßgeschneiderte Lösungen, um die Prozesse optimal zu organisieren und effizient und kostenschonend durchführen zu können.

Bei der digitalen Briefkommunikation bietet Francotyp-Postalia innovative Lösungen von der Optimierung interner Prozesse in der schriftlichen Kommunikation, z. B. bei Rechnungs- oder Mahnungsläufen bis zum rechtsverbindlichen vollelektronischen Briefversand. In der physischen Postbearbeitung unterstützt Francotyp-Postalia die Anwender mit Hardware- und Softwarelösungen sowie Dienstleistungen rund um die täglichen Aufgaben.