Datenschutzkonforme Kundenbeziehungen

Das PisaSales CRM unterstützt Sie und Ihr Unternehmen mit komfortablen Funktionen bei grundsätzlichen Anforderungen der EU-DSGVO im Umgang mit personenbezogenen Daten.

Mit der konsequenten Umsetzung der Grundverordnung erfüllen Sie nicht nur die strengen gesetzlichen Vorgaben, sondern Sie zeigen Ihren Kunden und Interessenten auch, dass Ihnen das Thema Datenschutz wichtig ist. Mit dem Einsatz des PisaSales CRM sind Sie also nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite. Sie können auch den datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten sowie sämtliche Rechte der betroffenen Personen mit wenigen Klicks sicherstellen.

Komfortable Funktionen für die Umsetzung Ihrer DSGVO-Strategie

  • Mit wenigen Klicks erfassen, zu welchem Zweck eine Person im System angelegt wurde
  • Ausstehende Einwilligungen auf Knopfdruck einholen
  • Überprüfung von z.B. Kontaktlisten auf vorhandene Einwilligungen
  • Manuelles oder automatisches Setzen von Aufbewahrungsfristen
  • Anpassbare Auskunftsberichte über gespeicherte Daten
  • Drei verschiedene Löschstufen

Erfassen von Verwendungs-zwecken

Im PisaSales CRM erfassen Sie mit wenigen Klicks, zu welchem Zweck eine Person im System erfasst wurde, und welche Rechtsgrundlage dafür vorliegt.

Selbstverständlich können Sie gleich mehrere Verwendungszwecke oder weitere über das rechtlich Notwendige hinausgehende Zwecke hinterlegen. Die exakte Protokollierung aller Änderungen und Aktionen übernimmt das System vollautomatisch für Sie. So können Sie jederzeit nachvollziehen, wer wann welche Einwilligung erteilt bzw. entzogen hat. Außerdem können Aufbewahrungsfristen von Personendatensätzen manuell oder automatisch gesetzt werden.

Einholen von Einwilligungen

Fehlt an Personen die Einwilligung für einen bestimmten Zweck? 

Direkt beim Aufruf einer Person zeigt Ihnen das System, ob alle Verwendungszwecke (grün), mindestens einer (gelb) oder gar kein Verwendungszweck (rot) eine gültige Rechtsgrundlage hat. Und auch beim Einholen ausstehender Einwilligungen werden Sie gezielt vom PisaSales CRM unterstützt: Die Software erstellt Ihnen auf Knopfdruck eine personalisierte E-Mail mit einem Link zu einer ebenfalls personalisierten Webseite (Microsite), auf der die Datenschutz-Einstellungen der betroffenen Person abgebildet sind. Diese können durch An- oder Abhaken entsprechend geändert werden. 

Alle Änderungen werden automatisch ins PisaSales CRM übermittelt und exakt protokolliert. Auf Messen oder beim Kunden vor Ort können Ihre Ansprechpartner in den PisaSales CRM-Apps einfach per Finger-Unterschrift die Einwilligung in bestimmte Verwendungszwecke erteilen. 

Einwilligungen oder Widersprüche, die beispielsweise per E-Mail, Telefon oder Fax eingehen, können ebenfalls komfortabel im PisaSales CRM erfasst werden. Dazu wird z.B. die E-Mail einfach in das System eingecheckt und beim manuellen Ändern des Verwendungszweckes (z.B. Einwilligung in Newsletter-Versand) als Nachweis zugeordnet.

Zulässigkeitsprüfung

Insbesondere das Marketing steht vor der Herausforderung, Interessenten und Kunden in Kampagnen zielgerichtet und zugleich datenschutzkonform anzusprechen.

Mit dem PisaSales CRM laufen Sie nicht Gefahr, Kontakte ohne ausdrückliche Einwilligung anzusprechen. Denn das System kann für Sie an angelegten Marketingselektionen – und natürlich auch an diversen anderen Kontaktlisten – alle Einwilligungen effizient mit nur einem Klick überprüfen. Selbstverständlich können Sie gleich im Anschluss an die Prüfung eine Serienmail zum Einholen der noch fehlenden Einwilligung an alle Personen ohne gültigen Verwendungszweck verschicken.

Auskunft über gespeicherte Daten

Der Stärkung der Betroffenenrechte durch die EU-DSGVO trägt das PisaSales CRM im Standard Rechnung. Macht eine Person Gebrauch von ihrem Recht auf Auskunft gemäß Artikel 15 DSGVO und verlangt von Ihnen Auskunft über seine bei Ihnen gespeicherten Daten, liefert Ihnen hierfür das CRM-System auf Knopfdruck den passenden Bericht. 

Der Bericht kann einfach per E-Mail versandt werden und enthält alle verknüpften Informationen mit Personenbezug (neben persönlichen Angaben auch Bankdaten, Telefonprotokolle, Zweck der Verarbeitung, erteilte Einwilligungen, verknüpfte Aktivitäten, Dokumente, Kontaktbeziehungen etc.). Der Bericht ist einfach anpassbar, um die ungewollte Herausgabe von Firmeninterna zu vermeiden.

Recht auf Vergessenwerden

Auch dem Umgang mit Löschanfragen, abgelaufenen Aufbewahrungsfristen oder Widersprüchen eines Betroffenen kann problemlos im PisaSales CRM über drei Löschstufen entsprochen werden. Per Klick werden:

Level 1: Alle Verwendungszwecke einer Person deaktiviert, Mailsperren werden gesetzt

Level 2: Alle Kommunikationsdaten außer der E-Mailadresse gelöscht

Level 3: Alle Personendaten anonymisiert. Die E-Mailadresse bleibt als verschlüsselter Wert auf einer Blacklist erhalten, um mittels Dublettencheck in Zukunft bei einer eventuellen Wiederanlage des Kontaktes zu warnen

Datenschutz-anfragen und Datenschutzvorfälle
erfassen und bearbeiten

Für die fristgerechte sowie effiziente Erfassung und Bearbeitung von Datenschutz-Anfragen und Datenschutz-Vorfällen stehen im PisaSales CRM entsprechende Prozesse bereit, die den Bearbeiter durch die wichtigsten Schritte leiten und den Ablauf des jeweiligen Vorfalls dokumentieren. Somit können Verantwortliche jederzeit den Status, die verbundenen Kontakte und Aktivitäten sowie Dokumente zu Anfragen und Vorfällen einsehen. Eskalationsmechanismen und Wiedervorlagen sorgen für die korrekte Prozesseinhaltung.